Résumé
Avec l’essor du bureau moderne, l’environnement d’entreprise emblématique – une mer de cubicules entourés de bureaux privés et de salles de conférence surdimensionnées – est mort ou mourant. Ces aménagements, populaires depuis les années 1990, sont devenus inefficaces, coûteux à entretenir et peu inspirants pour les employés.
Pour suivre le rythme de l’ère moderne, les bureaux ont évolué pour offrir des espaces de travail plus flexibles et connectés numériquement. Cela pose toutefois un défi. Comment tirer le meilleur parti d’un espace de travail qui est intrinsèquement plus fluide ? Autre question : comment optimiser l’espace de travail pour la productivité et l’efficacité ? Et disposez-vous des bons outils ? C’est pour cela que nous vous proposons notre article : Optimisation de l’espace de bureau moderne pour améliorer l’expérience des employés !
Etape n°1 : Modifiez les limites de votre bureau
Suivre un modèle de bureau élastique et utiliser un espace de travail en commun pourrait être la solution temporaire dont votre entreprise a besoin maintenant au lieu de forcer un déménagement précipité. Un bureau élastique est souvent utilisé lorsqu’une entreprise dispose d’un bureau plus petit que ce dont elle a besoin en pieds carrés. Lorsqu’elle a besoin d’un espace en dehors de ses quatre murs, elle peut l’obtenir à la demande avec l’aide de fournisseurs d’espace comme Convene ou donner la priorité au travail à distance pour les employés. Ou alors, votre bureau actuel est trop grand et dispose de plus d’espaces que ceux utilisés actuellement par vos employés. La réduction des effectifs pourrait être la réponse inattendue que vous obtiendrez en analysant mieux l’utilisation de vos bureaux.
Le principal facteur de coût pour une entreprise était auparavant le montant des dépenses immobilières. Aujourd’hui, nous vivons dans une société centrée sur le talent, qui s’efforce d’attirer et de retenir les meilleurs employés possibles et d’investir dans ceux-ci. Les personnes talentueuses coûtent cher. Il est donc crucial de créer un espace de travail qui permette aux meilleurs talents d’être aussi productifs que possible en maximisant leur utilisation.
Etape n°2 : Que signifie l’optimisation de l’espace de travail ?
L’optimisation moderne du lieu de travail est un concept à multiples facettes. Vous pouvez exceller d’une manière, mais échouer dans une autre. Le fait d’employer 20 employés dans un bureau prévu pour 20 personnes peut équivaloir à une grande optimisation de l’occupation, mais si les types d’espaces de travail appropriés pour ces 20 employés n’existent pas, vos efforts ne sont pas suffisants pour une véritable optimisation du lieu de travail.
Pour l’immobilier commercial, examinez ce que signifie l’optimisation sous différents angles.
- La culture : Le lieu de travail est-il inclusif et accueillant ? Les gens aiment-ils y passer du temps, ou cela les frustre-t-il ? Les employés considèrent-ils leur lieu de travail comme faisant partie de l’entreprise et de leur travail ? Les visiteurs ont-ils une bonne impression de votre entreprise grâce au lieu de travail que vous avez cultivé ?
- Productivité : Le lieu de travail offre-t-il aux employés les types d’espaces dont ils ont besoin pour faire du bon travail ? Y a-t-il une gamme diversifiée de postes de travail ? Les employés disposent-ils de suffisamment d’espace pour travailler et du bon type d’espace pour s’adapter à différentes tâches ou attentes ?
- Finances : Quelle est l’analyse coûts-avantages de votre bail ? Payez-vous pour plus d’espace que vous n’en avez besoin ou tirez-vous le meilleur parti de l’espace existant ? Quel est le coût par tête de la conception actuelle de votre espace de travail et existe-t-il une marge de manœuvre pour l’améliorer ?
- Le confort : Les employés disposent-ils de suffisamment d’espace personnel par rapport aux locaux pour collaborer confortablement avec leurs pairs ? Y a-t-il suffisamment d’espace pour naviguer facilement dans votre bureau ? L’accessibilité est-elle une priorité ?
- La croissance : L’utilisation de l’espace est-elle au maximum ou y a-t-il une marge de manœuvre en période de croissance ? Si votre espace doit changer et évoluer, pouvez-vous le soutenir avec vos installations actuelles ? Existe-t-il un plan d’action pour répondre aux nouveaux besoins en matière d’espace ?
La véritable optimisation de l’espace consiste à prendre en compte le plus grand nombre de variables possible. Pour les satisfaire, il faut créer un espace qui stimule les opérations commerciales et la réussite future.
Etape n°3 : Transformation numérique : Optimisation de l’espace de bureau moderne
Il y a de fortes chances que vous viviez déjà ce que beaucoup appellent « le lieu de travail du futur ». Vous regardez autour de vous pour voir votre responsable en vidéoconférence avec un collègue à distance, un employé de terrain en visite qui prend un bureau ouvert pour la semaine, ou même des collègues qui occupent des espaces basés sur des activités comme les salles de réunion et les modules de réunion.
Ces exemples de solutions pratiques vont dans le sens d’un environnement de travail plus connecté, plus collaboratif et plus flexible, qui réduit les coûts opérationnels et contribue à accroître l’efficacité et la productivité des employés. Mais cela crée également la nécessité de gérer ces salles et ces ressources afin d’éviter les conflits de double réservation ou la sous-utilisation de l’espace, ce qu’un logiciel de gestion de l’espace doit généralement éviter.
Les premiers adeptes du mouvement « Lieu de travail du futur » vivent ces tendances aujourd’hui, mais de nombreuses organisations sont encore en train d’élaborer ou de mettre en œuvre une nouvelle stratégie ou technologie pour tirer le meilleur parti de leur espace.
Etape n°4 : Planification de la main-d’œuvre mobilisée
Les employés demandent de meilleures options pour le lieu et le moment où ils travaillent. Ils se soucient moins de limiter leur travail à la cabine traditionnelle ou à la journée de travail de 9 à 17 heures. En fait, des enquêtes sur le lieu de travail ont révélé que 87 % des personnes disent que la flexibilité est importante ou très importante sur leur lieu de travail. D’autres études ont montré que les employés qui sont satisfaits de leur environnement de travail sont plus productifs, plus susceptibles de rester, et globalement plus attirés par leur employeur que par des concurrents.
La nature du travail ayant changé, l’espace de bureau type a suivi le mouvement. Au lieu d’attribuer un bureau fixe à chaque personne – ce qui peut coûter entre 5 000 et 8 000 euros par an et par bureau – de nombreuses entreprises adoptent l’hôtellerie, où les bureaux ne sont pas attribués de façon permanente, mais plutôt réclamés par les employés en fonction de leurs besoins et de leur emploi du temps quotidien.
Même lorsque les employés sont au bureau, ils ont tendance à travailler en dehors des limites d’un bureau ou d’un box. Cette tendance a conduit à une variété d’options d’espace de travail – y compris des espaces de rassemblement collaboratifs qui permettent des discussions d’équipe ou des salles privées tranquilles où les travailleurs peuvent se concentrer et même une version moderne de la cabine téléphonique, qui a longtemps fait défaut.
En élaborant des stratégies innovantes sur le lieu de travail, les entreprises doivent garder à l’esprit qu’il ne suffit pas de changer d’espace, de mobilier et de matériel. En tant qu’utilisateurs quotidiens de ces espaces, les employés peuvent se sentir frustrés lorsqu’ils essaient de trouver, d’examiner et de réserver rapidement les espaces qu’ils souhaitent pour leur travail, d’autant plus que les espaces de travail deviennent plus ouverts et moins concrets.
Investir dans un logiciel d’optimisation des espaces de bureau garantit deux choses : que votre personnel sera pleinement habilité par son environnement de travail, et que vous aurez une visibilité sur la manière dont votre lieu de travail moderne est utilisé. Ce type de logiciel de gestion de l’espace peut, en fin de compte, offrir une meilleure expérience aux employés et un meilleur retour sur investissement de vos installations.
Etape n°5 : Transformez votre bureau grâce à un logiciel d’optimisation de l’espace de bureau
Les logiciels d’optimisation des espaces de bureau – également appelés logiciels de gestion des locaux et des ressources – permettent aux organisations d’optimiser leurs espaces et de fournir aux employés une expérience productive et collaborative.
Ces outils donnent aux employés la possibilité de :
- Réserver des espaces de travail immédiatement – ou les planifier à l’avance – via le web, le mobile, le calendrier et des points d’accès sur place.
- Trouver des espaces par capacité, par technologie dans la salle (par exemple, la vidéoconférence) et par emplacement géographique.
- Sélectionnez vos espaces préférés pour une réservation plus rapide.
- Évitez les conflits de salles et de ressources qui freinent la productivité et créent des frictions.
L’optimisation de l’espace de bureau grâce à des plans d’étage et à une technologie de planification flexibles donne non seulement aux employés une plus grande satisfaction et la possibilité de travailler comme ils le préfèrent, mais aide les entreprises à augmenter leur ratio employé/bureau, ce qui, au final, réduit leurs coûts immobiliers et opérationnels et augmente le retour sur investissement des installations.
L’optimisation de l’espace permet de tirer le meilleur parti possible du lieu de travail. Il s’agit de l’expérience des employés, du développement culturel et de l’optimisation des baux. Ce sont des marqueurs d’une bonne optimisation de l’espace et d’un lieu de travail qui apporte une valeur ajoutée à l’entreprise.